کپی دیجیتال | کپی دیجیتال : تجهیزات چاپ دیجیتال | پرینتر | فتوکپی | دستگاه کپی | زیراکس | کونیکا | اچ پی | شارپ | ریکو
شاید تا به حال برای شما یا همکارانتان پیش آمده که بهدنبال یک پرینت فوری، ناگهان با صدای قِلقِل و چشمک هشدار “Paper Jam” روبهرو شوید! این صحنه نه تنها اعصابخردکن است، بلکه میتواند باعث عقب افتادن کارها، استرس در محیط کار و هدررفتن کاغذ و تونر شود. اما واقعیت این است که بیشتر این مشکلها، نتیجه چند اشتباه کوچک و قابل حل هستند؛ اشتباهاتی که اگر آنها را بشناسیم و جلویشان را بگیریم، دستگاه کپی همیشه برای ما، یک دستیار بیدردسر باقی میماند. اگر مشکل شما هم این است که چرا دستگاه کپی گیر میکند؟ با ما همراه باشید:
۱. کیفیت پایین یا ضخامت نامناسب کاغذ
یکی از ریشهایترین مشکلات، همین جنس کاغذ است که شاید خیلیها بیاهمیت از کنارش عبور میکنند. دستگاههای کپی معمولاً برای نوع خاصی از کاغذ طراحی شدهاند و اگر شما کاغذی با بافت خشن، ضخامت غیراستاندارد یا حتی کاغذهای بازیافتی استفاده کنید، احتمال گیر کردن کاغذ را بهطور چشمگیری بالا میبرید.
به خصوص کاغذهای خیلی ارزان یا دستههایی که مدتها در محیط مرطوب یا گرم نگهداری شدهاند، ممکن است به هم چسبیده، تابدار، موجدار یا حتی خشک و شکننده باشند. همین موضوع آنقدر حیاتی است که گاهی اوقات کل سیستم ورود یا خروج کاغذ را مختل میکند؛ حتی اگر دستگاه کپی شما تازهترین مدل بازار باشد.
راهکار حرفهای:
هر بار مقدار کمی کاغذ بردارید، با دو دست از گوشهها به آرامی کاغذها را تکان دهید تا از هم جدا شوند.
سینی دستگاه را کاملاً تمیز و خشک کنید و مطمئن شوید بیش از حد ظرفیتش، کاغذ نریخته باشید.
همیشه از کاغذ استاندارد (۸۰ گرم A4 برای بیشتر مدلها) و ترجیحاً همان برندی که سازنده دستگاه توصیه کرده استفاده کنید.
روایت کوتاه:
خانم عباسی، مدیر یک مدرسه ابتدایی، تعریف میکرد که مدتها با گیر کردن مداوم دستگاه کپی مشکل داشتند. بعد از چندبار اعزام تکنسین، مشخص شد مشکل فقط استفاده از کاغذهای ارزان و مرطوب بوده، نه قطعه داخلی دستگاه!
۲. پر بودن یا شلوغی بیش از حد سینی کاغذ
برخی کاربران (مخصوصاً در ادارههای شلوغ یا مدارس) ترجیح میدهند سینی دستگاه را همیشه تا بالاترین حد ممکن پر کنند تا کمتر سراغ آن بروند! اما این روش، برعکس عملکرد دستگاه را مختل میکند. فشار زیاد روی سینی، وزن افزوده یا استفاده همزمان از چند سایز یا چند مارک کاغذ، یعنی گیر قطعی!
گاهی حتی دیده شده سینی دستگاه با کاغذهایی که لبههایش درست صاف و مرتب نشده (یا چند برگ پشت رو گذاشته شده) کاملاً پر شده؛ همین موضوع باعث سُر نخوردن درست کاغذ میشود و رولر یا غلتک، نمیتواند بهدرستی هر برگ را جدا کند.
راهکار حرفهای:
سینی دستگاه را هر بار تا نهایت ظرفیت درجشده در دفترچه آن پر کنید و از گذاشتن بیشتر، جدا خودداری کنید (زیرا سبب خم شدن کاغذها و فشار غلتکها میشود).
فقط یک نوع و یک برند کاغذ داخل سینی قرار دهید تا اختلاف ضخامت و بافت باعث گیر نشود.
اگر دسته کاغذ کمی قدیمی یا چسبیده بود، آن را اول جدا کنید و سپس مرتب بچینید.
روایت کوتاه:
یک روز پیش از شروع یک جلسه مهم، در شرکت ما دستگاه کپی چندبار گیر کرد؛ همه عصبی و پشت سر هم فقط کاغذ اضافه میکردیم. در حالی که مشکل، پر بودن بیش از حد سینی و مخلوط شدن چند نوع کاغذ بود. با کمی نظم، مشکل برای همیشه حل شد.
۳. کثیفی و گرد و غبار داخلی دستگاه کپی
دستگاه کپیها برخلاف تصور عموم، محیطی خیلی حساس به گردوغبار یا باقیمانده پودر تونر و تراشههای کاغذ هستند. بیشتر گیرها وقتی اتفاق میافتد که گردوغبار داخل مسیر عبور کاغذ جمع شده یا تونر و ذرات ریز مثل یک لایه نامرئی بر روی قطعات نشسته است. این موضوع نه تنها جلوی حرکت روان کاغذ را میگیرد، بلکه به سرعت بخشهای داخلی دستگاه را فرسایش میدهد.
اگر مسیر کاغذ یا غلطکها کثیف باشند، کاغذ به آنها میچسبد و به سختی حرکت میکند. با گذر زمان، این موضوع میتواند باعث ارورهای دیگر، خطوط سیاه روی پرینتها و حتی سوختن موتور داخلی شود.
راهکار حرفهای:
حداقل ماهی یکبار، اطراف مسیر حرکت کاغذ، داخل سینی و غلطکها را با یک دمنده سادهی هوا یا یک دستمال خشک و بدون پرز پاک کنید.
هنگام تمیزکاری، دستگاه را کاملاً خاموش و از پریز جدا کنید تا هیچ خطری نداشته باشد.
دقت کنید هیچ جسم خارجی یا تکهکاغذ خُرد داخل دستگاه باقی نماند، چون همین ذرههای کوچک میتوانند علت گیرهای مکرر شوند.
روایت کوتاه:
یکی از مشتریان ما، معلم مدرسهای در یزد، هر دو ماه یکبار فقط با یک دمندهی ساده، مسیر کاغذ را تمیز میکرد؛ در طول یک سال حتی یک بار هم با پیام گیر کاغذ مواجه نشد!
۴. فرسودگی یا خرابی غلطکها (رولرها)
غلطکها (Paper Rollers) از قطعات کلیدی مسیر ورود و خروج کاغذ هستند که مانند لاستیک ماشین، به مرور زمان و استفادهی پیوسته خشک یا سائیده میشوند. وقتی این اتفاق بیفتد، کاغذ دیگر به راحتی جلو نمیرود و عمدتاً در ابتدای ورود به دستگاه یا پیش از خروج، گیر میکند.
هرچه حجم کار و تعداد پرینتها بالا باشد (مثلاً در شرکتهای شلوغ یا ادارات دولتی)، این فرسودگی سریعتر رخ میدهد. گاهی اوقات، فقط لازم است سطح غلطک با پارچهی کمی مرطوب تمیز شود ولی اگر دستگاه همچنان گیر میکند، وقت تعویض آن رسیده است.
راهکار حرفهای:
سعی کنید هر سه تا شش ماه یک بار غلطکها را بهدقت بررسی و تمیز کنید.
اگر بعد از تمیز کردن، نشانههای خوردگی یا ترک سطحی روی آنها دیدید، با قطعات اصلی یا پیشنهادی برند دستگاه تعویض کنید.
اگر دستگاه شما یک مدل قدیمی است، تعویض غلطک میتواند کل فرآیند چاپ و کپی را روانتر کند و حتی طول عمر دستگاه را دو برابر کند.
روایت کوتاه:
در یکی از واحدهای دانشگاهی، دستگاه کپی مدام صدای عجیبی میداد و مرتب گیر میکرد. بعد از تماس با پشتیبانی، مشخص شد مشکل فقط با تعویض یک غلطک ساده که مدتها فرسوده بود، حل شد و دستگاه مثل روز اول کار کرد.
۵. قرار دادن اشتباه کاغذ یا ورود شیء خارجی در دستگاه
خیلی مواقع، دلیل گیر کاغذ یک اشتباه خیلی ساده و انسانی است: قرار دادن کاغذ با جهت اشتباه، بیتوجهی به تراز کردن دستهی کاغذ، باقیماندن منگنه، گیره یا تکه کاغذ پنهان در سینی! در بسیاری از ادارهها، افراد در عجله یا حواسپرتی، کاغذها را یکدفعه و با هم و حتی برعکس سینی میگذارند.
گاهی هم به خاطر کوچک بودن برخی قطعات، یک گیره یا منگنه پنهانی باقی میماند و دستگاه را دچار گیر کاغذ میکند.
این اشتباهات کوچک، گاهی آسیبهای بیشتری هم به هد یا سنسورهای داخل دستگاه وارد میکنند که هزینه تعمیرشان چندین برابر خواهد بود!
راهکار حرفهای:
همیشه قبل از قرار دادن دسته کاغذ جدید در سینی، کاغذها را از لحاظ صاف بودن، هم ترازی، نبودن قطعه فلزی یا گیره بررسی کنید.
اگر با ارور گیر کاغذ (Paper Jam) مواجه شدید، دستگاه را بیحرکت کنید و با حوصله به کمک دفترچه راهنما یا پشتیبانی تخصصی، کاغذ را خارج کنید.
مراقب باشید هیچ تکه کاغذی در مسیر داخلی یا دریچهها باقی نماند؛ این ذرات کوچک میتوانند ماهها دردسرساز شوند.
روایت کوتاه:
بارها پیش آمده مشتریان ما بابت گیر کاغذ تماس گرفتهاند و بعد از راهنمایی تلفنی، متوجه باقی ماندن یک منگنهی کوچک یا تکه چسب در دستگاه شدند! پس همیشه اولین قدم بررسی دقیق همین موارد ساده است.
بیشتر بخوانید: چرا دستگاههای کپی زیراکس بهترین انتخاب برای دفتر کار شما هستند؟
نکته طلایی از «کپی دیجیتال»
در ۸۰٪ مواقع، با رعایت همین ۵ نکته ساده، نهتنها کیفیت و سرعت چاپ و کپی بالاتر میرود، هزینهی نگهداری دستگاه هم بهطور چشمگیری کمتر خواهد شد. اگر بعد از رعایت این نکات، مشکل همچنان ادامه داشت، احتمال زیاد یک مورد تخصصی مانند خرابی سنسور یا قطعات داخلی وجود دارد که باید توسط تکنسین بررسی شود.
سوالات متداول
۱. اگر کاغذ در مسیر گیر کند و نتوانم بهراحتی آن را خارج کنم، چکار کنم؟
در این حالت، به هیچ عنوان با زور و فشار کاغذ را خارج نکن و حتماً دستگاه را خاموش کن. با حوصله و طبق توضیحات دفترچه راهنما یا تماس با متخصص، اقدام کن تا هیچ قطعهای آسیب نبیند.
۲. چطور بفهمم مشکل از غلطک است یا کاغذ؟
اگر کاغذ همیشه در ابتدای کار گیر میکند، به احتمال زیاد مشکل از غلطک است. اما اگر دستگاه در مواقع مختلف و محلهای مختلف گیر کند، احتمال مشکل از جنس یا نحوه چیدمان کاغذ بیشتر است.
۳. آیا سرویس ماهانه دستگاه کپی لازم است؟
حتی اگر حجم کار شما زیاد نیست، سرویس دورهای دستگاه (مثل تمیزکاری سطحی، بررسی سینی و تنظیمات غلطکها) باعث عملکرد بهتر و عمر طولانیتر دستگاه میشود.
نتیجهگیری
عملکرد بیدردسر دستگاه کپی، به کوچکترین جزییات رفتاری و مراقبتی شما بستگی دارد. اگر به نکات فوق توجه کنید، هم از هزینههای اضافی راحت میشوید، هم همیشه با خیالی راحت میتوانید روی دستگاه خود حساب کنید.
در صورت نیاز به راهنمایی بیشتر، مشاوره انتخاب بهترین کاغذ و قطعه مصرفی، و همینطور سرویس حرفهای، تیم «کپی دیجیتال» همیشه با راهکارهای تخصصی و پشتیبانی واقعی در کنارتان است.
برای دیدن کلیپهای آموزشی، تست دستگاههای کپی و بهره مندی از تخفیفات کپی دیجیتال حتما در پیج اینستاگرام کپی دیجیتال عضو شوید.
