امنیت اطلاعات دستگاه‌های کپی؛ خطرات پنهان و راه‌حل‌ها

دستگاه کپی در نگاه اول وسیله‌ای ساده برای تکثیر اسناد است، اما پشت این ظاهر ساده، یک سیستم هوشمند با حافظه داخلی قرار دارد که می‌تواند هزاران سند حساس را ذخیره کند. در دنیای دیجیتال امروز، دستگاه‌های چندکاره (MFP) که شامل قابلیت‌های کپی، پرینت، اسکن و فکس هستند، به بخش حیاتی زیرساخت اداری تبدیل شده‌اند. قراردادهای مالی، پرونده‌های پزشکی، نقشه‌های مهندسی، اطلاعات هویتی و اسرار تجاری، همه در صورت مدیریت نادرست ممکن است در معرض خطر سرقت، افشا یا سوءاستفاده قرار گیرند. این مقاله از کپی دیجیتال، به بررسی عمیق تهدیدات امنیتی مرتبط با دستگاه‌های کپی و ارائه راهکارهای جامع برای امنیت اطلاعات دستگاه‌های کپی می‌پردازد.

   بیشتر بخوانید: هوش مصنوعی در دستگاه‌های کپی؛ آینده چاپ و اسکن هوشمند برای کسب‌وکارها

چرا دستگاه کپی می‌تواند امنیت شما را تهدید کند؟

تکامل فناوری، دستگاه‌های کپی را از ماشین‌های مکانیکی به کامپیوترهای متصل به شبکه تبدیل کرده است. این تغییر پارادایم، قابلیت‌های فوق‌العاده‌ای را به ارمغان آورده است، اما همزمان، آسیب‌پذیری‌های امنیتی جدیدی را نیز معرفی کرده است.

۱. هارد دیسک داخلی (HDD) و ذخیره‌سازی موقت

اکثر دستگاه‌های کپی مدرن مجهز به هارد دیسک داخلی (HDD) یا حافظه فلش (SSD) هستند تا قابلیت‌هایی مانند ذخیره اسناد اسکن شده، صندوق‌های پستی دیجیتال (Mailboxes)، و ذخیره‌سازی موقت برای عملیات چاپ و کپی (Job Buffering) را فراهم آورند.

آسیب‌پذیری: داده‌ها اغلب به صورت غیررمزنگاری شده روی این دیسک‌ها باقی می‌مانند، حتی پس از اتمام عملیات کپی. اگر دستگاه به درستی پاک‌سازی نشود، این اطلاعات حساس حتی پس از بازنشستگی دستگاه یا فروش آن در بازار دست دوم، قابل بازیابی خواهند بود.

۲. اتصال ناامن به شبکه (Network Connectivity)

دستگاه‌های کپی امروزی بخشی جدایی‌ناپذیر از شبکه سازمانی هستند و اغلب دارای آدرس IP اختصاصی بوده و مستقیماً به اینترنت یا شبکه‌های داخلی متصل می‌شوند.

آسیب‌پذیری: اتصال به شبکه به دستگاه اجازه می‌دهد که اسناد را به ایمیل‌ها پیوست کند، به سرورهای FTP منتقل نماید یا از طریق وب‌سرویس‌ها مدیریت شود. در صورتی که پورت‌های شبکه باز باشند یا پروتکل‌های ارتباطی (مانند SNMP یا HTTP) بدون رمزنگاری استفاده شوند، مهاجمان می‌توانند از طریق شبکه به هسته دستگاه نفوذ کرده و داده‌های ذخیره شده یا داده‌های در حال انتقال را رهگیری کنند.

۳. قابلیت‌های مدیریت از راه دور (Remote Management)

مدیران IT می‌توانند دستگاه کپی را از طریق مرورگر وب (Web Interface) از هر کجای شبکه پیکربندی و مدیریت کنند.

آسیب‌پذیری: اگر رمز عبور پیش‌فرض سازنده (مانند admin/1111) تغییر نکند، این رابط مدیریتی به یک دروازه باز برای مهاجمان تبدیل می‌شود. آن‌ها می‌توانند تنظیمات امنیتی را غیرفعال کرده، سیاهه وقایع (Logs) را دستکاری کنند، یا حتی از قابلیت اسکن دستگاه برای استخراج اطلاعات به صورت مخفی استفاده نمایند.

۴. نرم‌افزارهای داخلی و سیستم‌عامل‌ها

دستگاه‌های کپی از سیستم‌عامل‌های داخلی (مانند نسخه‌های سفارشی شده لینوکس یا سیستم‌های اختصاصی) استفاده می‌کنند که نیاز به به‌روزرسانی‌های امنیتی دارند.

آسیب‌پذیری: مانند هر سیستم نرم‌افزاری دیگری، این سیستم‌عامل‌ها نیز ممکن است دارای حفره‌های امنیتی (Vulnerabilities) باشند. عدم نصب وصله‌های امنیتی ارائه‌شده توسط سازنده، دستگاه را در برابر حملات شناخته‌شده آسیب‌پذیر می‌سازد.

نمونه واقعی حملات امنیتی

در سال‌های اخیر، اهمیت امنیت دستگاه‌های کپی بیش از پیش آشکار شده است:

پرونده‌های پزشکی پنهان: در یک مطالعه مشهور در سال ۲۰۱۰، محققان توانستند بیش از هزاران دستگاه کپی فروخته‌شده در بازار دست دوم آمریکا را اسکن کنند. نتایج شوکه‌کننده بود: این دستگاه‌ها هنوز حاوی اطلاعات حساس مانند سوابق پزشکی بیماران، شماره‌های امنیت اجتماعی، اطلاعات مالی و قراردادهای محرمانه شرکت‌ها بودند. این داده‌ها به راحتی توسط خریداران بعدی قابل دسترسی بودند.

نفوذ از طریق اسکنر: در موارد دیگر، مهاجمان سایبری با نفوذ به شبکه، از قابلیت اسکن دستگاه کپی به عنوان یک “چشم مخفی” استفاده کرده‌اند تا اسناد مهمی را که روی میز قرار می‌گیرند، به صورت مخفیانه اسکن کرده و برای خود ارسال کنند.

خطرات پنهان: دسته‌بندی تهدیدات

خطرات امنیتی مرتبط با دستگاه‌های کپی را می‌توان به چند دسته اصلی تقسیم کرد:

راهکارهای افزایش امنیت دستگاه کپی

ایمن‌سازی دستگاه کپی نیازمند یک رویکرد چندلایه است که شامل سخت‌افزار، نرم‌افزار، شبکه و فرآیندهای مدیریتی می‌شود.

۱. پاک‌سازی امن حافظه داخلی (Data Sanitization)

این مرحله حیاتی‌ترین بخش در زمان بازنشستگی یا فروش دستگاه است.

• حذف داده‌ها به‌صورت غیرقابل بازیابی: نباید صرفاً به استفاده از فرمان «حذف فایل» یا «فرمت سریع» اکتفا کرد. داده‌ها باید با استفاده از متدهای استاندارد از بین بروند. استاندارد NIST SP 800-88 Rev. 1 روش‌های رسمی برای پاک‌سازی رسانه‌های ذخیره‌سازی را تعریف می‌کند.
  • بازنویسی (Overwriting): در این روش، کل فضای دیسک با داده‌های تصادفی یا صفر بازنویسی می‌شود.
  • فرمان امن (Secure Erase): بسیاری از دستگاه‌های مدرن دارای قابلیت داخلی «فرمت امن» هستند که این فرآیند را به صورت خودکار و تحت نظارت سخت‌افزار انجام می‌دهند.
• جدا کردن فیزیکی هارد (Destruction): برای اسناد با بالاترین سطح حساسیت، پس از اجرای فرمت نرم‌افزاری، توصیه می‌شود که هارد دیسک به صورت فیزیکی خرد یا دِمَگنت (De-gauss) شود تا اطمینان ۱۰۰٪ حاصل گردد.

۲. رمزگذاری پیشرفته داده‌ها (Encryption)

رمزگذاری باید برای داده‌های در حال ذخیره و داده‌های در حال انتقال اعمال شود.

• رمزگذاری ذخیره‌سازی (Data at Rest): فعال‌سازی رمزگذاری سخت‌افزاری (مانند AES 256-bit) برای تمام داده‌های ذخیره‌شده روی هارد دیسک. این قابلیت باید توسط سازنده پشتیبانی شده و فعال گردد. در صورتی که هارد دیسک به سرقت رود، داده‌ها بدون کلید رمز قابل خواندن نخواهند بود.
  • اگر (D) داده و (K) کلید باشد، رمزنگاری به صورت (C = E_K(D)) انجام می‌شود، که (E) تابع رمزنگاری است.
• امنیت ارتباطات شبکه (Data in Transit): اطمینان از اینکه تمام ارتباطات از طریق پروتکل‌های امن برقرار می‌شوند:
  • استفاده از HTTPS به جای HTTP برای رابط مدیریتی وب.
  • استفاده از SMTPS/STARTTLS برای ارسال ایمیل و FTPS برای انتقال فایل.
  • پیکربندی پروتکل‌های چاپ امن مانند IPPS یا LPD over SSL/TLS.

۳. کنترل دسترسی و احراز هویت (Access Control)

دسترسی به قابلیت‌های دستگاه باید محدود و ممیزی شود.

• احراز هویت قوی: تمامی قابلیت‌های اصلی (کپی، اسکن، پرینت) باید ملزم به احراز هویت باشند.
  • رمز عبور مدیریتی: رمز عبور پیش‌فرض سازنده باید بلافاصله به یک رمز عبور پیچیده و طولانی تغییر یابد.
  • سیستم احراز هویت متمرکز: دستگاه باید با سرورهای احراز هویت سازمانی مانند Active Directory (LDAP) یا RADIUS ادغام شود تا از اعتبار سنجی متمرکز استفاده کند.
  • احراز هویت فیزیکی: استفاده از کارت‌های شناسایی RFID، کارت‌های مغناطیسی یا بیومتریک (اثر انگشت) برای فعال‌سازی قابلیت‌ها.

۴. مدیریت شبکه و پیکربندی پورت‌ها

دستگاه کپی باید مانند یک سرور حساس در شبکه در نظر گرفته شود.

• جداسازی شبکه (Network Segmentation): دستگاه‌های کپی باید در یک زیرشبکه (VLAN) مجزا از شبکه‌های اصلی کاربران قرار گیرند تا در صورت نفوذ، دامنه حمله محدود شود.
• غیرفعال‌سازی خدمات غیرضروری: پورت‌ها و پروتکل‌هایی مانند FTP، Telnet، و SNMPv1/v2 که امنیت ضعیفی دارند، باید در صورت عدم نیاز، غیرفعال شوند. اگر SNMP مورد نیاز است، حتماً باید از SNMPv3 استفاده شود که قابلیت احراز هویت و رمزنگاری دارد.
• فایروال داخلی: فعال‌سازی و پیکربندی فایروال داخلی دستگاه (در صورت وجود) برای محدود کردن دسترسی به پورت‌های مشخص.

۵. به‌روزرسانی نرم‌افزار (Firmware Management)

حفظ به‌روز بودن سیستم‌عامل دستگاه حیاتی است.

• برنامه‌ریزی به‌روزرسانی: باید یک برنامه منظم برای بررسی و نصب نسخه‌های جدید Firmware که توسط سازنده منتشر می‌شوند، وجود داشته باشد. این وصله‌ها معمولاً حفره‌های امنیتی کشف‌شده را برطرف می‌کنند.
• ممیزی تنظیمات: پس از هر به‌روزرسانی بزرگ، لازم است مجدداً تمام تنظیمات امنیتی (رمزها، دسترسی‌ها و پروتکل‌های فعال) مورد بازبینی قرار گیرند، زیرا برخی به‌روزرسانی‌ها ممکن است تنظیمات پیش‌فرض را بازنشانی کنند.

چک‌لیست سریع امنیت دستگاه کپی

این چک‌لیست، مرجع سریع برای اجرای حداقل استانداردهای امنیتی است و می‌تواند مستقیماً در فرم‌های بررسی یا جلسات ممیزی امنیتی استفاده شود.

نتیجه‌گیری

امنیت اطلاعات دستگاه‌های کپی صرفاً محدود به سرورها و ایستگاه‌های کاری نیست. دستگاه‌های کپی، به دلیل قابلیت‌های ذخیره‌سازی، پردازش و اتصال شبکه، به اهداف جذابی برای مهاجمان تبدیل شده‌اند. نادیده گرفتن امنیت این “جعبه‌های سیاه متصل” می‌تواند منجر به نقض‌های بزرگ داده‌ای (Data Breaches) شود. پیاده‌سازی پروتکل‌های ایمن‌سازی قوی، از جمله رمزگذاری داده‌ها، مدیریت دقیق دسترسی‌ها و پاک‌سازی منظم حافظه، نه تنها یک انتخاب، بلکه یک الزام اساسی برای حفظ محرمانگی و یکپارچگی اطلاعات در سازمان‌های مدرن است. سرمایه‌گذاری در امنیت دستگاه‌های کپی، در واقع سرمایه‌گذاری مستقیم در حفاظت از دارایی‌های فکری و داده‌های مشتریان سازمان است.

برای دیدن کلیپ‌های آموزشی، تست دستگاه‌های کپی و بهره مندی از تخفیفات کپی دیجیتال حتما در پیج اینستاگرام کپی دیجیتال عضو شوید.